Inleiding

Compliance matrix, een weinig opwindende naam, en als je bekend bent met de matrix, dan heb je vast de ervaring dat deze ook nog eens ongelooflijk bureaucratisch overkomt. Toch weten we dat medewerkers beter presteren als ze daadwerkelijk verantwoordelijk zijn en als ze zien dat hun bijdrage nut heeft. En dat is precies waar de compliance matrix voor bedoeld is.

Door het werken in multidisciplinaire projecten worden de werkzaamheden steeds verder opgedeeld met als gevolg steeds meer projectmedewerkers en het uiteenvallen van verantwoordelijkheden. Herken je de situatie dat er ontwerpfouten optreden omdat verantwoordelijkheden niet expliciet vastgelegd waren en/of niemand zich verantwoordelijk voelde in een eerder stadium?

De matrix zoals hieronder uitgelegd heeft betrekking op de projecten waar men werkt met een eisenlijst (bijvoorbeeld Vraagspecificatie deel 1).

De compliance matrix is vooral een middel om te praten over:

• De inhoud van het werk
• De manier waarop het werk verloopt
• Persoonlijke gedrag

De compliance matrix is dus in de kern gericht op het verbeteren van het functioneren van de projectmedewerker.

De compliantness

Compliantness laat zich vertalen als “de mate van volgzaamheid” of “de mate van meegaandheid”.  Kan de projectmedewerker wel of niet voldoen aan de eis? Deze mate kan per eis verschillend zijn. Daar kunnen verschillende redenen voor zijn:

• De eis is verkeerd toegewezen
• De eis is op meerdere manieren interpreteerbaar
• De eis is inconsistent met andere eisen
• De eis is niet haalbaar
• De eis heeft betrekking op meerdere werkpakketten die (deels) buiten de scope van de projectmedewerker liggen
• De projectmedewerker heeft niet de benodigde kennis
• Enzovoort

Door dit per eis aan te geven kun je snel inzicht geven welke eisen duidelijk zijn en welke eisen aandacht behoeven. Ook kun je zo snel identificeren met welk ander team je welke eisen / ontwerpkeuzes moet afstemmen. Een goede en snelle intake aan het begin van de opdracht zorgt ervoor dat je meteen een goede start kan maken en dat partijen waar je afhankelijk van bent zeer vroeg in het proces worden geïnformeerd (tweerichtingsverkeer). Dit vergroot de betrokkenheid en samenwerking binnen je team én tussen teams.

De werkwijze

De matrix is bestaat uit 3 kolommen, waar minimaal de volgende kolommen aanwezig zijn:

• In de eerste kolom de Eis ID
• In de tweede kolom een beoordeling
• In de derde kolom een onderbouwing.

Nu wordt aan jou gevraagd om de compliance matrix in te vullen. Wat moet je doen?

Beoordeel met een klein team van specialisten of de toebedeelde eisen aan je team voldoende duidelijk zijn. Geef per eis aan of

• de eis duidelijk is én in zijn geheel door je team verder wordt uitgewerkt (JA);
• de eis duidelijk is, maar er voorwaarden zijn (mensen/planning/tools/etc.) (JA, MITS)
• de eis duidelijk is maar gedeeltelijk door je team verder wordt uitgewerkt (DEELS);
• de eis duidelijk is én NIET door je team verder wordt uitgewerkt (NEE);
• de eis onduidelijk is én nadere toelichting behoeft (?).

Ga niet sorteren op kolom 2! De kracht van de compliance matrix is om -wanneer er geen JA is ingevuld in kolom 2- de onderbouwingen uit kolom 3 te categoriseren en één of meerdere plenaire sessies te beleggen. Streef ernaar om aan het einde van de sessie een besluit te nemen over wat men gaat doen.

Denk aan:

• Stel een vraag aan de opdrachtgever
• Alloceer de eis aan een ander team
• Doe meer onderzoek

Spelregels

Een compliance matrix dient bij elke overdracht tussen ingevuld te worden en regelmatig besproken te worden in een plenaire sessie . Om de compliance matrix te laten slagen, zijn er de volgende spelregels voor op verschillende niveaus.

Spelregels op persoonlijk niveau

• Ga goed voorbereid naar de plenaire sessie. Het is de bedoeling dat je vooraf je issues inzichtelijk hebt. De plenaire sessie is bedoeld om de issues te bespreken, niet om de eisenanalyse voor jouw persoonlijke pakket te doen.
• Zorg dat de kwaliteit van het voorbereidende werk goed is (Ontwerpschetsen zijn een enorme ondersteuning zijn in de communicatie. )
• Durf verantwoordelijkheid te nemen (binnen de grenzen van de overeenkomst).
• De valkuil is om bij onzekerheid pas met elkaar te gaan praten wanneer er sprake is van 100% duidelijkheid is. Spreek je aannames vooral uit, schrijf ze op en communiceer deze binnen je project. En misschien nog wel belangrijker: Maak dus ook bekend wat je niet doet/weet! Vaak speelt de aanname dat een ander wel weet wat je niet doet/weet een belangrijke rol in de aanleiding tot faalkosten.

Spelregels op projectniveau

• De compliance matrix is een middel, geen doel. Het is naïef om te denken dat vanaf het begin van het project iedereen verantwoordelijkheid neemt voor zijn eisen. Wanneer achter elke eis direct al een JA wordt ingevuld, dan gaat er iets niet goed!
• Accepteer dat de compliance matrix gedurende het project zal veranderen. Voortschrijdend inzicht kan best wel eens opleveren dat een JA weer een JA, MITS of NEE wordt. Stel hier ook je planning op in dat er genoeg synchronisatiemomenten zijn om de compliance matrices te bespreken.
• Bij het analyseren van de eis gaat het niet alleen om “het begrijpen van de eis”, maar ook om het “kritisch zijn”. Een belangrijk leerpunt is dat binnen projecten veel discussie over het interpreteren van eisen kan bestaan. Het is de kunst om “zinnige discussies” te houden. Wat is echt belangrijk? Vermijd besluiteloosheid. De oplossing: voorbereiden, tijdig overleggen en verantwoordelijkheid nemen/vastleggen.
• Wees bereid om veranderingen door te voeren. Maak er echter geen papieren tijger van door continue lijstjes heen en weer te sturen: Ga met elkaar om tafel zitten en neem een beslissing.
• Zorg voor een luisterend oor, wanneer iemand aangeeft niet te kunnen voldoen aan een eis: Vraag door! Vaak zit er een verhaal achter het verhaal. De kracht zit in het achterhalen van de oorzaak, in plaats van op zoek te gaan naar een nieuwe verantwoordelijke.
• Zie het als een succes wanneer er veel openstaande punten naar boven komen. Communiceer dit als succes!
• Communiceer wanneer issues zijn opgelost. Communiceer dit als succes!

Spelregels op organisatieniveau

• Zorg ervoor dat mensen zich aan de spelregels houden. Wordt de compliance matrix ingezet en gedurende het project meerdere keren besproken?
• Herken tijdig wanneer sociaal gewenste antwoorden worden gegeven.